Der Aufsichtsrat im Wettlauf mit der Zeit

Von Thomas Deutschmann, CEO Brainloop

Mit den Herausforderungen der Globalisierung und Digitalisierung, mit der permanenten Erreichbarkeit durch mobile Endgeräte und dem Damoklesschwert Compliance stehen Gremiumsmitglieder oft unter Dauerstress. Entscheidungen müssen in kürzester Zeit und nicht selten in der allerletzten Minute getroffen werden, der zeitnahe Austausch teils höchst vertraulicher Informationen wird zum Erfolgsfaktor. Gleichzeitig steigt mit Richtlinien wie dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) das Haftungsrisiko für Aufsichtsräte.

Spätestens an diesem Punkt wird die Arbeit von Kontrollgremien zum Problem, zumal vielerorts schlichtweg die benötigten technischen Voraussetzungen für ein effizientes und sicheres Arbeiten fehlen. Die für den Datenaustausch häufig verwendete E-Mail ist unsicher oder nicht praktikabel, x-beliebige Cloud-Speicher sind nach den bekannt gewordenen Spionageaffären der letzten Jahre ohnehin tabu. Hier kommen neue, Cloud-basierte Plattformen ins Spiel, die eine effiziente, flexible und sichere Möglichkeit des Austausches für sensible Dokumente ermöglichen. Benutzerfreundliche Boardroom-Lösungen erleichtern den Arbeitsalltag von Aufsichtsratsmitgliedern, indem etwa zusätzliche Informationen auch kurzfristig aus dem Vorstand eingeholt oder hochsensible Dokumente wie etwa Finanzberichte oder Investitionsentscheidungen sicher abgelegt und für Andere freigegeben werden können.

So lassen sich beispielsweise virtuelle Sitzungen einrichten und Dokumente wie Sitzungsprotokolle zentral und verschlüsselt speichern und abrufen. Ein integriertes Rechtemanagement sorgt dafür, dass Zugriffe ausschließlich durch autorisierte Personen und Dateioperationen abhängig von der individuellen Berechtigung Einzelner erfolgen. Hinzu kommen Funktionen, mit denen sensible Inhalte automatisch gelöscht werden können – etwa, wenn ein mobiles Endgerät verloren oder gestohlen wurde. Solche Boardroom-Lösungen nutzen eine 256-Bit-Verschlüsselung für die Übertragung, lassen sich bequem über einen Web-Browser oder App für mobile Endgeräte aufrufen und sind von überall auf der Welt erreichbar. Für den Login reichen ein Passwort und eine TAN, die per SMS versendet wird. Dass das mediale Interesse an möglichen Aufsichtsratsverfehlungen in der Vergangenheit ausgeblieben wäre, ist unwahrscheinlich. Durchaus denkbar ist aber, dass eine nachgewiesene technische Unterstützung durch Boardroom-Lösungen und damit die Dokumentation von Entscheidungsprozessen auch vor Gericht als klares Indiz dafür gewertet werden kann, dass der Aufsichtsrat seine Entscheidung auf Grundlage angemessener Informationen gefällt hat.

Für weiterführende Informationen lesen Sie das Whitepaper „Der digitale Aufsichtsrat“.

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